PDF-Dokumente richtig kommentieren
So verwendest du die Acrobat-Korrekturwerkzeuge
Um Korrekturphasen bei Projekten so effizient und zeitsparend wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, dass alle Parteien das gleiche Verständnis der getätigten Korrekturanweisungen haben. Oftmals werden Änderungswünsche jedoch schwer zuordbar oder uneindeutig vermerkt. Die Sprechblase ist hier das beliebteste Werkzeug. Gerne wird sie für jegliche Art von Kommentaren eingesetzt. Leider wird die Zuordnung des Kommentars zur gewünschten Stelle so aber oft zum Ratespiel. Das kostet nicht nur Zeit und zieht somit weitere ansonsten nicht notwendige Korrekturphasen nach sich, sondern erhöht auch die allgemeine Fehlerwahrscheinlichkeit im Dokument und im späteren Produkt.
Wenn man sich die verschiedenen Kommentarfunktionen aus Adobe Acrobat noch einmal vor Augen führt, lässt sich dies mit zielgerichteten Anweisungen relativ einfach umgehen.
Das erwartet dich in diesem Beitrag
"Text durchstreichen" – So gibst du die Anmerkung zur Textlöschung
Es ist nur selten der Fall, dass Druckprodukte im ersten Anlauf direkt zu 100% passen. Meist werden mehrere Korrekturläufe benötigt, um die Daten zu finalisieren. In den einzelnen Schleifen werden immer wieder mal Textstellen gefunden, die beim erneuten Lesen doch überflüssig erscheinen.
Wenn ein bestimmter Satz, Abschnitt oder nur ein Wort aus dem Layout gelöscht werden soll, wird dann das "Durchstreichen-Werkzeug" verwendet – ein großes durchgestrichenes "T". Mit diesem markiert man den gesamten Teil des Textes, der entfernt werden soll und bestätigt die Auswahl. Das war's schon! Der*die Grafiker*in weiß dann, dass dieser Teil des Textes ersatzlos gestrichen werden kann.
"Text ersetzen" – So lieferst du Austauschtext
Meist werden in den einzelnen Korrekturphasen auch Passagen gefunden, die sich eventuell beim zweiten Lesen doch nicht mehr so gut anhören. In diesem Fall ist das Umschreiben bestimmter Stellen oft sinnvoll.
Auch in diesem Fall kann man das "Durchstreichen-Werkzeug" verwenden. Besser noch ist jedoch das "Text-Ersetzen-Werkzeug", welches durch ein großes "T" mit kleiner Sprechblase gekennzeichnet wird.
Der entsprechende Passus wird wieder markiert und der neue Text in das Kommentarfeld eingetragen. Wichtig ist es an dieser Stelle nur den neuen Text, ohne weitere Anweisungen wie zum Beispiel "Folgenden Text einsetzen:" einzufügen. So kann die Grafik in der Umsetzung den gesamten Text kopieren und einfügen und muss nicht noch bestimmte Teile des Textes herauslöschen. Auch das spart wieder Zeit und vermindert Fehlerquellen.
"Text einfügen" – So lässt du zusätzlichen Text hinzufügen
Soll ein weiterer Satz an einer bestimmten Stelle hinzugefügt werden, jedoch kein bestehender gelöscht werden, wird das Werkzeug "Text an Cursorposition einfügen" verwendet. Es wird durch ein großes "T" mit kleinem nach oben zeigenden Pfeil dargestellt. Mit diesem Werkzeug ist eine präzise Aussage über die Position des neu einzufügenden Textes möglich. Tippe dafür einfach mit dem Werkzeug an jene Stelle, an welcher der Einschub vorgenommen werden soll und gib den neuen Text im Kommentarfeld ein. Auch hier ist es wieder wichtig nur den zusätzlichen Text ohne jegliche Anmerkung anzugeben.
"Text hervorheben" – So gibst du Hinweise zu bestimmten Textpassagen
Manchmal gibt es auch Anweisungen zu bestimmten Textstellen, die sich nicht auf das inhaltliche Löschen, Ersetzen oder Einfügen von Formulierungen beziehen. Geht es zum Beispiel, um die Formatierung eines Wortes kann dann auf das "Text-Hervorheben-Werkzeug", den Textmarker, zurückgegriffen werden. Dafür wird die betroffene Textstelle markiert und eine Anmerkung in das Textfeld hinzugefügt. Mögliche Änderungen wären zum Beispiel das Ändern der Schriftgröße, das Fettstellen oder anderes Umbrechen eines Wortes.
"Notiz hinzufügen" – So gibst du allgemeine Hinweise
Der Großteil der Kommentar-Werkzeuge, die sich auf den Text beziehen wurden damit bereits erläutert. Beim meist genutzten Werkzeug, der Sprechblase, geht es aber im Normalfall nicht um Änderungen von Texten. Nur für allgemeine und nichttextliche Anmerkungen kommt diese nun ins Spiel. Sie wird verwendet, wenn sich Anmerkungen auf das gesamte Dokument, die gesamte Seite oder zumindest große Teile einer Seite beziehen. Auch für Bilder und andere nicht textliche Inhalte ist die Sprechblase das richtige Werkzeug. Soll zum Beispiel ausgedrückt werden, dass ein bestimmtes Bild ausgetauscht werden oder die Schriftgröße im gesamten Dokument heraufgesetzt werden soll, so ist dieses Werkzeug die richtige Wahl.
Es gibt also für alle Korrekturanweisungen konkrete Werkzeuge, die das Arbeiten deutlich erleichtern können. Wenn diese weitestgehend richtig verwendet werden, erspart das viel Zeit und Extraaufwand. Natürlich sind nicht alle falsch verwendeten Korrekturfunktionen unverständlich und irreführend, jedoch kann mit der richtigen Verwendung der Wahrscheinlichkeit für Fehler deutlich entgegen gewirkt werden.
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